Padang (DKTV)
Upaya layanan di UIN Imam Bonjol Padang mempunyai standar, Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UIN IB menggelar sosialisasi Standar Operasional Prosedur (SOP) layanan akademik dan kemahasiswaan. Sosialisasi dihelat aula gedung A Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam (Febi), Senin (17/10/2023).
“Poin penting kegiatan sosialisasi ini, pihak kampus ingin menjadikan layanan di UIN Imam Bonjol (IB ) Padang mempunyai standar, maka dari standar itu kita tentukan melalui Standar Operasional (SOP),” ungkap kepala pusat PSM UIN IB, Dr. Junizar Suratman M.Ag pada saat wawancara dengan tim DKTV ketika ditanya tujuan dari sosialisasi ini.
Lanjutnya, setiap layanan tentu memiliki prosedur yang mesti dilalui, namun SOP tersebut harus memenuhi tingkat keakuratannya dan pelaksanaan tidak lama.
“Jadi sudah menjadi kebutuhan bahwa setiap layanan itu memiliki standar yang bagus, sehingga setiap layanan yang dilakukan di UIN mempunyai ukuran standar yang terukur,” ucapnya pada wartawan DKTV.
Tambahnya, sebenarnya SOP ini sudah beberapa kali turun ke fakultas untuk melihat bagaimana layanan-layanan itu dilakukan dari setiap bidang tertentu. Kemudian pihak kampus akomodir kembali terhadap beberapa penyesuaian yang akan dilakukan legalisasinya melalui Rektor.
“Sebenarnya tidak memulai dari nol, jadi sudah ada misalnya layanan-layanan yang ada dibidang tertentu di fakultas, kemudian kita akomodir kembali untuk menyesuaikannya,” ujarnya.
Lanjutnya, ada beberapa sistem layanan yang tidak diketahui disebabkan tidak adanya sosialisasi. Seharusnya layanan yang ada di perguruan tinggi sudah berjalan antara petugas yang melakukan pelayanan, seperti host stekholder, penerima layanan terlebih lagi mahasiswa.
“Apapun bentuk layanan itu, kalau tidak di sosialisasikan. Maka tidak akan berjalan karena masing-masing tidak memahami dan disinilah urgensi nya, pentingnya sosialisasi,” tegasnya.
Nantinya, pihak Lembaga Penjamin Mutu (LPM) menyampaikan kepada setiap bidang yang ada di universitas untuk mengetahui SOP nya. Sehingga ketika itu dilaksanakan sudah saling memahami.
Junizar berharap, semoga setiap layanan yang ada di kampus, mahasiswa memiliki acuan atau pedoman, kemudian pedoman itu disosialisasikan, agar pada pelaksanaan bisa dilakukan secara mudah.
Senada dengan hal itu, Kepala pusat LPM UIN IB Dr. Jusmawati S.Ag M.Pd menyampaikan, sosialisasi SOP dilakukan dari berbagai proses, bertujuan sebagai pedoman dalam melakukan layanan akademik dan kemahasiswaan.
Oleh karena itu, mahasiswa sebagai pengguna layanan wajib tahu bagaimana melaksanakan aktivitas, tentunya harus dengan prosedur yang ada. SOP ini dibuat sebagai panduan dan acuan bagi seluruh unit yang terkait dalam melaksanakan layanan akademik mahasiswa.
Lanjutnya, sosialisasi kali ini dapat merangkum 29 SOP, mulai dari bagian umum fakultas dan juga universitas. Kemudian dibagian akademik fakultas, Rektorat. Lalu pada tingkat Wakil Dekan (WD) l , WD ll, WD lll, kepegawaian, sampai ke Wakil Rektor (WR) lll.
“Salah satu contoh SOP, terkait dengan pengajuan istirahat kuliah, jadi pengajuan tersebut untuk memenuhi hak mahasiswa yang menandakan mahasiswa itu harus legalitas, jadi tidak berhenti begitu saja!. Karena jika tidak mengurus surat istirahat kuliah akan beresiko dikhawatirkan dia akan membayar UKT dua kali,” sambungnya.
Tentunya, mahasiswa harus tau haknya dalam mengurus istirahat kuliah. Sebab, informasi SOP merupakan salah satu bagian untuk memenuhi layanan kemahasiswaan.
Jika dilihat dari dua sisi, mahasiswa membutuhkan layanan sepertinya bisa langsung jadi, sementara layanan membutuhkan proses!. Maka dari itu, tentunya ini sangat penting disosialisasikan.
Contohnya pada saat mengurus surat aktif kuliah, yang tentunya memakan waktu tiga hari biasanya baru dikasih, adanya surat berkelakuan baik, dan tidak pernah menerima beasiswa. Terlebih lagi mahasiswa mengurus ketiga surat ini pada waktu ada beasiswa, mengurusnya itu kadang lambat pada akhirnya terjadilah persoalan antara mahasiswa dan staf.
Oleh karena itu, pihak kampus akan menekankan kepada mahasiswa bahwa layanan akademis itu bukan layanan instan tapi layanan berproses dan harus tahu bagaimana prosesnya!, itulah sebenarnya hakikatnya.
Sehingga mahasiswa sadar terhadap pengguna layanan dalam mematuhi atau meminta layanan itu ada aturan-aturan yang harus dipatuhi.
Ia juga menyampaikan, pada dasarnya SOP untuk memudahkan pelayanan pelaksanaan kegiatan. Maka dari itu, akan ada rekomendasi layanan SOP per unit, akademik dan serta pihak lainnya.
“Jadi tidak ada yang tidak ada aturan, aturan ini yang akan membantu kita reportase unggul, sehingga seluruh komponen harus sadar dan peduli terkait layanan akademik,” ungkap sang doktor.
Lanjutnya, perihal ini seharusnya mahasiswa sudah tau terhadap SOP, Karena sudah di ekspos oleh bagian akademik. Layanan akademik tidak hanya sekedar narasi, akan tetapi ada bukti legalitas dokumennya.
Jusmawati berharap, semoga SOP ini bisa diterapkan dengan baik, harusnya orang yang membutuhkan layanan dan memberikan layanan harus satu persepsi sehingga memudahkan segala urusan. Dengan melaksanakan SOP dengan baik sehingga segala persoalan bisa tertuntaskan.
“SOP itu simpel, tidak ribet, tidak berbelit-belit,” tutupnya.
Sementara itu, ketua dewan acara UKM Pramuka Fadli Alamsyah batu bara mengatakan, kurang puas dengan sosialisasi tersebut, disebabkan ada beberapa hal yang tidak dijelaskan secara terperinci dan merasa tidak setuju..
“Karena ini sudah memasuki akhir tahun, kenapa sosialisasinya tidak dilaksanakan dari awal-awal, apalagi untuk anak UKM masanya sudah berakhir diakhir tahun,” ungkapnya pada saat wawancara dengan tim DKTV.
Lanjutnya, tidak adanya kejelasan terhadap peminjaman gedung serta ketegasan dari jawaban yang telah disosialisasikan.
“Pemateri hanya menjawab “berarti tidak menjalankan proses yang ada di bidangnya,” saat ditanya kenapa perginya ke unit bisnis!?, saya sendiri tidak puas mendapatkan jawaban seperti itu, sehingga simpang siur jadinya dipikiran saya,” sambungnya.
Lanjutnya, tentunya pihak pihak terkait harus datang dan pelaksana sosialisasi harus sudah menjalani dari awal, baru disosialisasikan. Guna membuat acara sosialisasi dapat berjalan dengan baik.
Fadli berharap, semoga sosialisasi dapat diadakan di awal tahun atau dipertengahan tahun. Sehingga mahasiswa mendapatkan kejelasan yang pasti dan lebih terbuka terhadap selingkup Ormawa maupun UKM UIN IB.
“Besar harapan saya aturan-aturan tentang surat menyurat di Kampus UIN Imam Bonjol bisa terstruktur sehingga jelas dan lebih transparan terhadap selingkup mahasiswa mau ormawa maupun UKM,” tutupnya. (Riq)
Wartawan: Irvan Mufadhdhal Zulis dan Farhan Paslah
